De
vele
troeven
van
LUKOIL
Card
Online.
HET LUKOIL CARD ONLINE BEHEER
Uw handige rapportering en analyse tool
Snel en eenvoudig beheer 24U/24 7D/7
Uw transacties online en in real time
Handige rapportering en analysetool
Efficiente fraudebescherming
Onze service LUKOIL CARD ONLINE in één oogopslag
SNEL EN EENVOUDIG BEHEER VAN UW KAARTEN
U wilt een kaart blokkeren of een identificatie veranderen? Een pincode aanpassen? Een voertuig of een chauffeur toevoegen? Al deze opties zijn beschikbaar in het beheersysteem van de tankkaarten. De aanpassingen gebeuren online en zijn onmiddellijk actief.
EFFICIËNTE FRAUDEBESCHERMING
Wanneer de tankinhoud van een van uw voertuigen wordt overschreden of wanneer iemand meer dan eenmaal per dag tankt, krijgt u meteen een e-mail. U hoeft dus niet proactief op zoek te gaan naar onregelmatigheden, u wordt automatisch verwittigd. Zo bespaart u heel wat tijd.
DUIDELIJKE RAPPORTAGE
U kunt verschillende rapporten opvragen die u een globaal overzicht geven van het doen en laten van bestuurders en voertuigen. Zo kunt u bijvoorbeeld hun verbruik tijdens een door u gekozen periode controleren. Ook rapporten ter bestrijding van fraude zijn hier beschikbaar.
ALLE GEGEVENS ONLINE BESCHIKBAAR
Via ons online beheersysteem kunt de recentste transacties van uw vloot checken. U krijgt meteen een overzicht van alle tankbeurten sinds de laatste factuur plus de daarbij horende relevante gegevens.
BEHEER VAN DE KAARTLIMIETEN IN REALTIME
Via ons beheersysteem kunt u de verbruikslimieten zelf beheren. U kunt ze per week, per dag en per maand instellen. Ook hier gebeuren de aanpassingen in realtime, zodat ze onmiddellijk in werking treden.
Alle antwoorden op uw vragen over LUKOIL Card Online
Welke rapporten zijn beschikbaar via de persoonlijke portal?
High Frequency: rapporteert meerdere tankbeurten gedurende een bepaalde periode.
Tank Capacity: rapporteert tankbeurten die de ingestelde tankcapaciteit overschrijden.
Transactions since Last Invoice: geeft een overzicht van de transacties na de laatste facturatie.
Fuel Consumption per Vehicle: geeft een gedetailleerd overzicht van alle transacties per voertuig.
Blocked Cards: geeft een overzicht van alle geblokkeerde kaarten.
Client Monthly Volume Comparison Report: geeft een overzicht van de volumes per maand.
Vehicle Analysis Report: geeft een overzicht van alle transacties per voertuig.
Driver Analysis Report: geeft een gedetailleerd overzicht van alle transacties per bestuurder.
Cost Center Analysis Report: geeft een overzicht van alle transacties per aangemaakt costcenter.
Card Transactions: geeft een overzicht van alle transacties per kaart.
Sales Daily Weekly Report: geeft een overzicht van het aangekochte product per week en per dag.
Transactions Invoice Report: geeft een gedetailleerd overzicht van alle transacties met vermelding van kilometerstanden en verbruik.
Vehicle Analysis Report: geeft een gedetailleerd overzicht van alle transacties per voertuig.
Hebben mijn kaarten een limiet?
Alle nieuw aangemaakte kaarten hebben standaard een limiet van 250€/week. Er kunnen ook dag- en maandlimieten ingesteld worden. Kaartlimieten kunnen altijd aangepast worden op schriftelijk verzoek van de klant.
Heeft mijn klantnummer een kredietlimiet?
Elke klant krijgt een kredietlimiet toegekend die gebaseerd is op het door hem opgegegeven jaarlijkse volume. Deze kredietlimiet kunt u raadplegen via uw persoonlijke portal.
Kies de functie Accountmanagement en dan View Contracts.
Kan ik mijn facturen raadplegen?
U kunt uw facturen raadplegen en printen via uw persoonlijke portal. Hiervoor kiest u de functie Accountmanagement en dan Recent Invoices/Memos.
Kan ik rapporten downloaden?
Alle rapporten kunnen geprint worden in PDF-formaat en gedownload in Excel.
Kan ik een tankkaart blokkeren in geval van diefstal of verlies?
Dat kan via uw persoonlijke portal. Kies na het inloggen de functie Card/Search. Om de kaart te blokkeren klikt u op Block Card.
Uiteraard kunt u hiervoor tijdens de kantooruren ook terecht bij het LUKOIL Fleet Team op het nummer 02/254.16.41.
Kan ik mijn pincode wijzigen?
U kunt de pincode van uw kaart wijzigen via de portal. Log in, kies de functie Card/Search en klik daarna op Change Pin. Nadat u uw oude pincode heeft ingevoerd, kunt u een nieuwe invoeren en bevestigen.
-
LUKOIL guidelines webportal
Ik ben mijn pincode vergeten
Bent u uw pincode vergeten, stuur dan een mailtje naar lukoilfleet@eu.lukoil.com of neem contact op met het LUKOIL Fleet Team op 02/254.16.41. Zij zullen het nodige doen om u een nieuwe pincode te bezorgen.
Mijn kaart is geblokkeerd door het invoeren van een foute pincode
U kunt uw kaart via uw portal opnieuw activeren. Kies na het inloggen de functie Card/Search en klik daarna op Unlock Pin. Uw kaart wordt nu automatisch geactiveerd. Uiteraard kunt u hiervoor tijdens de kantooruren ook terecht bij het LUKOIL Fleet Team op het nummer 02/254.16.41. U kunt ook een mailtje sturen naar lukoilfleet@eu.lukoil.com.
Hoe krijg ik toegang tot mijn portal?
Neem contact op met het LUKOIL Fleet Team op 02/254.16.41 of via mail naar lukoilfleet@eu.lukoil.com. Zij zullen u de link, een username en een paswoord bezorgen.
Hoe kan ik mijn paswoord wijzigen?
Kies na het inloggen de functie Accountmanagement en klik op View Users. Hier kunt u uw paswoord wijzigen.
Waar kan ik nakijken welke users zijn aangemaakt en over welke rechten ze beschikken?
Log in, kies de functie Accountmanagement en klik op View Users. Hier kunt u nagaan welke users zijn aangemaakt en welke rechten ze hebben. Via de functie New Client Management User kunt u een nieuwe user aanmaken.
Ik ben mijn username en/of paswoord vergeten
Neem contact op met het LUKOIL Fleet Team op 02/254.16.41 of via mail naar lukoilfleet@eu.lukoil.com. Zij helpen u graag verder.
Bestaat er een gebruiksanwijzing van de webportal?
Kies na het inloggen de functie Help en klik dan op View User Manual. Uiteraard kunt u met uw vragen ook altijd terecht bij het LUKOIL Fleet Team. Bel 02/254.16.41 of stuur een mailtje naar lukoilfleet@eu.lukoil.com
Waar kan ik de kilometerstanden en het verbruik terugvinden?
Dat kan via uw persoonlijke portal. Kies na het inloggen de functie Accountmangement en klik op Transactions Invoice Report. Dit rapport geeft u een gedetailleerd overzicht van alle transacties. In de kolom Odometer vindt u de kilometerstand terug en de kolom l/100km geeft het verbruik aan.
Welke kaartopties zijn er?
Optie A: enkel invoeren van de geheime code bij het tanken.
Optie B: invoeren van de geheime code en de kilometerstand. Indien u voor deze optie kiest, kunt u via uw webportal het Transactions Invoice Report opvragen met een overzicht van kilometerstanden en verbruik.
Optie C: invoeren van de geheime code, de kilometerstand en het referentienummer van het voertuig. Indien u voor deze optie kiest, kunt u via de webportal het rapport Vehicle Analysis Report Customer opvragen. Dit geeft een gedetailleerd overzicht van alle transacties per voertuig.
Kan ik een kaart aan een voertuig koppelen?
Een kaart kan aan een voertuig gekoppeld worden of aan een identificator zoals de naam van een bestuurder of een nummerplaat. Hiervoor bestaan de functies ‘Driver’ en ‘Vehicle’. Indien u van deze optie gebruik wilt maken, neem dan contact op met het LUKOIL Fleet Team via mail naar lukoilfleet@eu.lukoil.com of op het nummer 02/254.16.41. Zij zullen u graag helpen om deze functie op de juiste manier te gebruiken.
Hoe link ik een kaart aan een kostenplaats?
Als er veel afdelingen binnen het bedrijf zijn, kunt u ook kostenplaatsen aanmaken. Dit kunt u doen onder het menu Cost Centers. Maak hier de kostenplaatsen aan die u wenst. Met Assign Cost Centers kunt u vervolgens meerdere kaarten tegelijkertijd aan een en dezelfde kostenplaats koppelen. Zo krijgt u een beter overzicht van de kosten per afdeling.
Wat is het verschil tussen een 'Driver' en een 'Vehicle'?
Het verschil is dat een 'Driver' een vaste waarde is die aan een kaart gekoppeld is, terwijl een 'Vehicle' een referentie oplevert die door alle kaarten met optie C gebruikt kan worden. Elke kaart die voorzien is van optie C accepteert dus de code die u voor dat voertuig heeft ingesteld.
Voorbeeld: u heeft 2 kaarten voor 2 chauffeurs (gekoppeld als 'Driver'). Deze 2 mensen rijden met een wagen, maar wisselen soms. In dat geval maakt u een aparte code voor de auto’s aan ('Vehicles'). Kaart 1 (chauffeur 1 dus) gaat tanken met de eerste auto en voert bij de tankbeurt de referentie 1 in (code van wagen 1). De volgende dag heeft kaart 2 hetzelfde voertuig en voert dus ook 1 in. Op die manier krijgt u later een overzicht van alle tankbeurten per voertuig, ook als een tankbeurt door een andere kaart werd uitgevoerd.
Hoe kan ik het Tank Capacity Report raadplegen?
Via de webportal kunt u een rapport opvragen dat u een overzicht geeft van alle tankbeurten die hun tankcapaciteit overschrijden. Dat kan echter alleen indien er voor elke kaart een 'Vehicle' wordt aangemaakt, waarbij u de tankcapaciteit van het voertuig instelt. Neem hiervoor contact op met het LUKOIL Fleet Team op 02/254.16.41 of via mail naar lukoilfleet@eu.lukoil.com. Zij helpen u graag verder.
Ik krijg geen toegang tot mijn webportal
U kunt inloggen met uw klantnummer en BTW-nummer. Opgelet, het klantnummer bestaat uit 6 cijfers en niet uit de 9 die op uw factuur staan vermeld. De nullen aan het begin hoeft u niet in te tikken. Uw BTW-nummer dient het volgende formaat te hebben: BE0123456789.
Voor uw eigen veiligheid raden wij u wel aan het standaard paswoord snel te wijzigen.
Ik heb geen BTW-nummer. Hoe kan ik dan inloggen?
Indien u geen BTW-nummer of ondernemingsnummer opgaf omdat u bijvoorbeeld een vrij beroep heeft, neem dan contact met ons op. Wij zullen voor u een paswoord aanmaken waarmee u kunt inloggen. Via de portal kunt u het dan wijzigen in een persoonlijk paswoord.
